Yourganize Blog
Virtual Organizing? Wat schiet ik daar mee op?
Een paar jaar geleden volgde ik de training tot Certified Virtual Organizing Professional. Het is een heel andere manier van werken dan je van een professional organizer zou verwachten. Want gaan wij organizers niet altijd naar cliënten toe om daar de handen uit de mouwen te steken, op onze knieën achter of in kasten te kruipen en spullen mee op te ruimen of af te voeren? Ja, dat doen we ook. Maar we doen én kunnen nog veel meer. Virtual organizen dus. En in deze blog leg ik je uit wat voor jou de voordelen kunnen zijn, en waarom ik je uitdaag het eens te proberen.
Een virtual organizer begeleidt de cliënt op afstand, en heeft contact via een video-verbinding. We praten samen over het project dat je wilt uitvoeren en welke stappen je daarvoor kunt zetten. Tot zover is het niet anders dan wanneer ik bij je in huis ben. Maar de verschillen komen nu: jij voert het werk zelfstandig uit! Dat kan terwijl ik met je meekijk via de videoverbinding, en terwijl ik je tijdens jouw activiteiten vragen stel of ideeën aanreik. Die videoverbinding heeft als belangrijk voordeel voor jou, dat jíj bepaalt wat ik te zien krijg. Vind je het nog een beetje spannend om met een organizer aan het werk te gaan, bedenk dan dat jij de baas bent over wat wij te zien krijgen. Dat kan helpen om een eventueel ongemakkelijk gevoel weg te nemen. Je kunt het werk ook als "huiswerk" uitvoeren tussen twee afspraken in. Dan houden we via de mail of een logboek contact.
Als je erg ver weg of afgelegen woont, en je wilt toch met een bepaalde (virtual) organizer werken, dan is dat geen probleem! Je kunt dus precies kiezen wie jou gaat helpen, al woont die organizer aan de andere kant van de wereld. ik heb zelf virtueel gewerkt met cliënten bij mij om de hoek, maar ook in Japan, Duitsland en Engeland. Je locatie maakt niet meer uit, hoe fijn is dat? En met tijdverschillen kunnen we ook wel omgaan, virtual organizen volgt lang niet altijd de kantoortijden van het land van herkomst.
Virtual organizen is ook flexibel. Je bent niet gebonden aan een minimum aantal uren om af te nemen. Mijn minimum ligt in de meeste gevallen op 2-3 uur per afspraak, omdat ik anders langer aan het reizen ben dan aan het werk. Dat is voor mij gewoon economisch niet gunstig. Virtual organizen mikt er juist op om meerdere korte afspraken te maken. De verbinding is in een paar seconden geregeld. Door vaker korte afspraken te maken, blijf jij in gedachten en in de praktijk vaker in de week actief bezig met je project, en behaal je vaak betere resultaten. Veel van mijn cliënten zeggen dat ze beter werken als ik er bij ben. Dan kan met Virtual organizen dus ook: ik zie jou en jij ziet mij, we zijn alleen niet in dezelfde ruimte! Dat leidt jou mogelijk ook minder af dan wanneer ik naast je sta. Maar we kunnen ook een combinatie afspreken van op locatie werken en virtual organizen. Dan kom ik bijvoorbeeld eenmaal per maand bij je langs, en doen we de rest van de afspraken online. Dat is ook een vorm van flexibiliteit.
Virtual organizen is bovendien financieel aantrekkelijk: je betaalt wel hetzelfde uurtarief als op locatie organizen, maar omdat we meestal maar een uur in de week afspreken, smeer je de begeleiding over langere tijd uit. Dat is wel anders dan wanneer ik 3 uur per week bij jou in de kamer sta, nietwaar? En omdat je zelf vaker met je project bezig bent, schiet het werk ook beter op, terwijl je niet zoveel uren hoeft te betalen.
Maar hoe zit het dan met het uitvoeren van het werk? Moet je dat als cliënt dan echt zelf doen? Ja, dat klopt. En dat zorgt er meteen voor dat virtual organizen niet voor iedereen geschikt is. Heb je niet de energie of kracht om de werkzaamheden zelf uit te voeren, of kun je daar geen andere hulp voor krijgen, dan heb jij waarschijnlijk meer baat bij een organizer die aan huis komt. Maar iemand die het werk wél zelf kan uitvoeren, ontdekt vrijwel meteen allerlei voordelen. Jij gaat namelijk op een ándere manier met je project aan de slag. Je gaat anders denken, je ontdekt nieuwe manieren om dingen te onthouden. Omdat je nieuwe dingen uitprobeert, met begeleiding van je organizer, en door veel te herhalen, maak je nieuwe "denk-paadjes" in je brein. Je komt sneller tot resultaten, en je vergeet de niet zo efficiënte manieren waarop je tot nu toe dingen deed. We noemen dit neuroplasiticiteit.
Virtual organizen is niet alleen voor mensen zonder rugzakje geschikt. Juist voor neurodivergente mensen kan het een superoplossing zijn. het virtuele werken leidt minder af, levert minder stress op dan de lijfelijke aanwezigheid van een ander persoon in je nabijheid, de afspraken zijn korter en heel project-gericht en je krijgt duidelijke en praktische ideeën die passen bij jou manier van denken en handelen.
Tot slot is Virtual Organizen milieuvriendelijk. Het bespaart vele reis-kilometers met bezine (of andere brandstoffen), die je ook niet hoeft te betalen. Nog een financieel voordeel dus!
Yourganize is bezig om te groeien naar een voornamelijk Virtual Organizing bedrijf. Daarom zul je de komende maanden veel meer lezen over deze transitie. En wil je het alvast een keer uitproberen met een klein project? Aarzel dan niet om contact op te nemen, ik laat je graag kennis maken met deze energieke, effectieve en creatieve manier van werken! Kijk anders ook eens op mijn website onder het kopje Virtual O, daar staat het nog wat uitebreider uitgelegd.
De tijd stilzetten
Mart heeft een bijzondere relatie met "tijd". Zijn huis ziet er bijvoorbeeld uit alsof de tijd is blijven stilstaan in de jaren 50. Er staan en hangen minstens 200 klokken en wekkers in huis, die natuurlijk niet allemaal gelijk lopen. Ik vertrouw in elk geval altijd op de klok in mijn gsm als ik wil weten hoe laat het is. En hij heeft ook overal wandkalenders hangen en agenda's liggen. Met plaatjes, zonder plaatjes, volgeschreven of helemaal leeg.
Ik werk al jaren met Mart, dus ik weet inmiddels ook wel dat er nooit iets van weg mag. Ook al is een klok kapot gevallen, ook al is er een kop thee over een kalender gegaan, er gaat niets weg.
Tot afgelopen week. Mart was ziek geweest en had nog weinig energie. Tóch wilde hij wel iets aanpakken, dus we vertrokken naar de voorkamer op de eerste verdieping. Daar stond volgens hem nog wel een bak of doos om uit te zoeken. Eerlijk gezegd: er staan wel tientallen dozen ;-). En Mart pakte een bak met daarin allemaal wandkalenders en agenda's. Hij bladerde door een exemplaar met mooie tekeningen, en ik pakte een andere. Als er al aantekeningen in stonden, hadden die jaren na dato geen enkele betekenis meer. En het wonder gebeurde: Mart vond het goed dat ik door alle kalenders bladerde (wel bladzijde voor bladzijde) en de bladen met telefoonnummers eruit scheurde. De rest van de kalender mocht dan weg. Een hele emmer vol kalenders ging naar het oud papier. Hij durfde te vertrouwen op mijn grondigheid, wat óók alweer een stap was.
Toen waren de agenda's aan de beurt. Een hele stapel lege, gratis agenda's van de Rabobank, vanaf het jaar 1982. Je moet weten dat Mart heel zuinig is. Dus een ongebruikte agenda uit 1982 kan best in een ander jaar gebruikt worden als 16 maart bijvoorbeeld weer op een woensdag valt. We keken alle agenda's na, maakten een keuze tussen ringband-agenda's en andere, keken naar weekindeling, gooiden nog het een en ander bij het oud papier, en gingen toen uitzoeken in welk toekomstig jaar de lege agenda's gebruikt kunnen worden. Laat ik het zo zeggen: hij hoeft tot 2029 geen nieuwe meer te kopen. En man, wat was ik trots op Mart, op de overwinningen die hij op zichzelf boekte die middag.
Mart is een problematische verzamelaar. Zijn huis zal er nooit uitzien als een plaatje uit een woontijdschrift. Dat hoeft ook niet. Succes is niet altijd een compleet opgeruimd huis. Succes komt veel vaker in heel kleine stapjes. Daar getuige van mogen zijn, is een voorrecht. We hadden bij het afscheid allebei een grote glimlach op ons gezicht.
